Diese Datenschutzerklärung gilt für die Web-Anwendung der höchstmass staff GmbH unter app.hoechstmass.net sowie für unsere mobilen Apps (derzeit iOS) — nachfolgend gemeinsam „Plattform“. Die Plattform umfasst das Bewerber- und Mitarbeiterportal, das Kundenportal sowie die öffentlich zugänglichen Bereiche (z. B. Jobbörse, Registrierung, Personalanfrage, Umfragen und die Kiosk-Stempeluhr).
Web-Anwendung und Apps greifen auf dasselbe Benutzerkonto und denselben Datenbestand zu; die Zwecke, Empfänger und Löschfristen sind deshalb identisch und in dieser Erklärung nur einmal beschrieben. Was ausschließlich für die Apps gilt — Anmeldung ohne Cookie, Push-Mitteilungen, Gerätezugriffe —, steht gebündelt in Abschnitt 17.
Für unsere Unternehmenswebsite www.hoechstmass.net gilt eine eigene Datenschutzerklärung, die Sie dort im Footer finden. Sie beschreibt andere Verarbeitungen (u. a. Reichweitenmessung und Kontaktaufnahme) und ist deshalb bewusst getrennt.
Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Diese Erklärung informiert Sie darüber, welche Daten wir auf der Plattform erheben, wofür wir sie nutzen, an wen wir sie weitergeben und welche Rechte Sie haben.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Plattform ist:
höchstmass staff GmbH
Telefon: +49 (0) 6134 584 280-0
Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Ein Datenschutzbeauftragter ist nach Art. 37 DSGVO i. V. m. § 38 BDSG für uns nicht zu benennen; Ansprechpartner für alle Datenschutzfragen ist die Geschäftsführung unter der oben genannten E-Mail-Adresse.
Ihnen stehen hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten die folgenden Rechte zu. Zur Ausübung genügt eine formlose Mitteilung an datenschutz@hoechstmass.net. Wir beantworten Ihr Anliegen unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang; ist die Anfrage umfangreich, können wir diese Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängern und informieren Sie darüber.
Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO verarbeiten (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse oder auf Grundlage berechtigter Interessen), haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Werden Ihre Daten für Direktwerbung verarbeitet, können Sie der Verarbeitung zu Werbezwecken jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten je nach Verarbeitungsvorgang auf folgenden Rechtsgrundlagen:
Die jeweils einschlägige Rechtsgrundlage nennen wir in den folgenden Abschnitten beim einzelnen Verarbeitungsvorgang.
Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt ist, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck der Verarbeitung entfällt. Machen Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend oder widerrufen Sie eine Einwilligung, werden Ihre Daten gelöscht, sofern keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung bestehen (insbesondere steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe. Eine Übersicht der wichtigsten Fristen finden Sie in Abschnitt 16.
Bei Registrierung und Vertragsabwicklung sind bestimmte Angaben vertraglich erforderlich (z. B. Name, Kontaktdaten, Verfügbarkeiten) oder gesetzlich vorgeschrieben (z. B. Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Konfession als Kirchensteuerabzugsmerkmal, Bankverbindung, Arbeitszeitdaten). Ohne diese Angaben können wir das Konto nicht bereitstellen, Einsätze nicht vermitteln bzw. das Beschäftigungsverhältnis nicht abrechnen. Alle als freiwillig gekennzeichneten Angaben (z. B. Fotos und Videos, KI-Funktionen, Umfragen, Newsletter und Job-Vorschläge) können Sie ohne Nachteile weglassen.
Einzelne Daten erhalten wir nicht von der betroffenen Person selbst, sondern von unseren Nutzern — etwa wenn ein Kunde eine Person als Ansprechpartner für ein Projekt benennt oder ein Mitarbeiter uns einen Notfallkontakt mitteilt. Wir verarbeiten in diesen Fällen den Namen und die angegebenen (in der Regel geschäftlichen) Kontaktdaten ausschließlich für den jeweiligen Zweck (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Die Informationen dieser Datenschutzerklärung gelten auch für diese Personen.
Wir setzen einzelne Dienste von Anbietern mit Sitz in den USA ein (OpenAI für KI-Funktionen, Google für Conversion-Messung auf öffentlichen Seiten, Content-Delivery-Netzwerke für Skript-Bibliotheken). Soweit dabei personenbezogene Daten in die USA übertragen werden, stützen wir die Übermittlung auf EU-Standardvertragsklauseln gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 und — soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist — auf das EU-U.S. Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023). Wir weisen darauf hin, dass in den USA trotz dieser Garantien kein mit der EU vollständig vergleichbares Datenschutzniveau gewährleistet werden kann, insbesondere im Hinblick auf Zugriffsrechte US-amerikanischer Behörden. Details nennen wir bei den jeweiligen Diensten.
Die Plattform ist ausschließlich über eine TLS-verschlüsselte Verbindung (HTTPS) erreichbar; unverschlüsselte Aufrufe werden automatisch umgeleitet. Zum Schutz Ihrer Daten setzen wir unter anderem folgende technische und organisatorische Maßnahmen ein:
Die Plattform wird in einem deutschen Rechenzentrum der webgo GmbH, Heidenkampsweg 81, 20097 Hamburg (nachfolgend „webgo“), gehostet. Wenn Sie die Plattform aufrufen, verarbeitet webgo als unser Auftragsverarbeiter technische Verbindungsdaten. Der Einsatz von webgo erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; wir haben ein berechtigtes Interesse an einer sicheren und zuverlässigen Bereitstellung der Plattform. Wir haben mit webgo einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) geschlossen. Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von webgo: https://www.webgo.de/datenschutz/.
">https://www.webgo.de/datenschutz/">https://www.webgo.de/datenschutz/.Beim Aufruf der Plattform werden automatisch Informationen in Server-Log-Dateien gespeichert, die Ihr Browser übermittelt: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname bzw. IP-Adresse des zugreifenden Geräts und Uhrzeit der Anfrage. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Die Erfassung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (technisch fehlerfreie Bereitstellung und Absicherung der Plattform).
Zur Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr führt die Plattform eigene technische Protokolle (z. B. Fehlermeldungen der Anwendung, Meldungen des Browsers über blockierte Inhalte — sogenannte CSP-Reports — sowie technische Diagnosedaten der KI-Funktionen). Diese Protokolle enthalten keine Passwörter und keine Abrechnungsdaten und werden grundsätzlich nur intern zur Fehlerbehebung und Sicherheitsüberwachung genutzt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); um persönliche Angaben bereinigte Auszüge können im Rahmen der KI-gestützten Fehlerdiagnose verwendet werden (siehe Abschnitt 13).
Erkennbare personenbezogene Angaben (z. B. E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IP-Adressen) werden vor dem Schreiben automatisch durch Platzhalter oder Pseudonyme ersetzt. Das laufende Protokoll wird regelmäßig umgebrochen — spätestens nach 7 Tagen oder bei Erreichen von 5 MB; die dabei entstehenden Archive löschen wir nach 14 Tagen.
Dieser Abschnitt beschreibt die Nutzung über den Browser. Die mobilen Apps setzen keine Cookies und nutzen weder localStorage noch sessionStorage; sie speichern Anmeldedaten sowie eine begrenzte Kopie Ihrer Stammdaten für den Offline-Ausweis im geschützten Speicher des Betriebssystems — siehe Abschnitt 17.
Die Plattform setzt genau ein eigenes Cookie: das technisch notwendige Sitzungs-Cookie (Name „PHPSESSID“). Es dient der Anmeldung, der Sicherheit (u. a. Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery), der Sprachwahl sowie der vorübergehenden Speicherung der Kampagnen-Herkunft beim Besuch der öffentlichen Seiten (siehe Abschnitt 8; automatische Löschung aus der Sitzung nach 30 Minuten), ist mit den Schutzattributen HttpOnly, Secure und SameSite=Strict versehen und wird beim Schließen des Browsers gelöscht. Serverseitig endet eine Sitzung automatisch nach 45 Minuten ohne Aktivität, spätestens jedoch 24 Stunden nach der Anmeldung; danach ist eine erneute Anmeldung erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für den von Ihnen genutzten Dienst). Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich. Auf den öffentlichen Seiten können nach Ihrer Einwilligung zusätzlich Cookies der Google-Dienste gesetzt werden (siehe Abschnitt 14); im eingeloggten Bereich bleibt es beim Sitzungs-Cookie.
Für einzelne Funktionen speichert die Plattform Informationen direkt in Ihrem Browser (localStorage bzw. sessionStorage). Diese Daten verbleiben auf Ihrem Endgerät und werden nicht an Dritte übertragen:
Die Speicherung dieser Einträge ist für die jeweils von Ihnen angeforderte Funktion erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. hält Ihre Einwilligungs-Auswahl auf Ihrem Gerät fest.
Auf den öffentlichen Registrierungs-, Anfrage- und Bestätigungsseiten der Plattform setzen wir zusätzlich Google-Dienste zur Reichweiten- und Conversion-Messung ein (siehe Abschnitt 14). Dort zeigen wir Ihnen ein Cookie-Banner mit den Kategorien „Notwendig“, „Analyse“ und „Marketing“. Analyse- und Marketing-Funktionen sind standardmäßig deaktiviert und werden erst nach Ihrer Einwilligung aktiviert (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Ihre Auswahl können Sie jederzeit über die Schaltfläche „Cookies“ unten auf diesen Seiten ändern oder widerrufen. Im eingeloggten Bereich der Plattform setzen wir keine Analyse- oder Marketing-Dienste ein.
Für die Registrierung als Bewerber/Mitarbeiter erheben wir zunächst nur Ihre E-Mail-Adresse und ein selbst gewähltes Passwort; für Kundenkonten zusätzlich Firmen- und Ansprechpartnerdaten (siehe Abschnitt 9). Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash (Argon2id) gespeichert und sind für uns nicht einsehbar. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des Kontos). Dasselbe Konto nutzen Sie in der Web-Anwendung und in unseren Apps; die Anmeldung in den Apps funktioniert technisch anders und ist in Abschnitt 17 beschrieben.
Zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse senden wir Ihnen einen Verifikationslink. Dabei speichern wir vorübergehend die E-Mail-Adresse, einen Token-Hash, den Zeitpunkt sowie IP-Adresse und Browser-Kennung der Anforderung (Missbrauchsschutz, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Verifikationslinks verfallen nach 24 Stunden; nach erfolgreicher Bestätigung werden die Einträge gelöscht. Passwort-Reset-Links verfallen bereits nach einer Stunde; bei jeder neuen Anforderung werden ältere Links ungültig. Nicht eingelöste oder abgelaufene Einträge entfernen wir spätestens 30 Tage nach ihrem Ablauf im Rahmen einer regelmäßigen automatischen Bereinigung.
Zum Schutz vor automatisierten Angriffen und zur Kontingentierung protokollieren wir sicherheitsrelevante Vorgänge — fehlgeschlagene Anmelde- und Aktivierungsversuche, Passwort-Reset-Anforderungen sowie Zugriffe auf besonders beanspruchte Funktionen (z. B. KI-Chat und Anfrageformulare) — mit IP-Adresse, ggf. verwendeter E-Mail-Adresse, Zeitpunkt und Kontext. Nach mehreren Fehlversuchen (in der Regel 5 innerhalb von 15 Minuten) wird der Zugang vorübergehend gesperrt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (IT-Sicherheit). Diese Protokolle löschen wir spätestens nach 7 Tagen.
Beim ersten Login nach Veröffentlichung einer neuen Fassung dieser Datenschutzerklärung bitten wir Sie um Ihre Zustimmung. Zum Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 und Art. 5 Abs. 2 DSGVO protokollieren wir, welche Person welcher Fassung wann und über welche Plattform (Web/App) zugestimmt hat. Ebenso halten wir die Erteilung und den Widerruf Ihrer Einwilligung in die KI-Funktionen fest, getrennt nach Zweck (siehe Abschnitt 13); ein Widerruf wird dabei als eigener Eintrag ergänzt, bestehende Einträge werden nicht verändert. IP-Adresse oder Gerätedaten werden in diesen Nachweisen nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO.
Diese Nachweise bewahren wir so lange auf, wie die Nachweispflicht besteht: bis zum Ablauf von drei Jahren nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem Ihr Konto gelöscht oder anonymisiert wurde — bei Zustimmungen ohne Benutzerkonto (z. B. im Rahmen einer Personalanfrage) drei Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres der Zustimmung. Die Frist entspricht der regelmäßigen Verjährung (§§ 195, 199 BGB); anschließend löschen wir den Nachweis. Ist zu diesem Zeitpunkt ein Verfahren anhängig, bewahren wir ihn bis zu dessen Abschluss auf.
Das Mitarbeiterportal dient der Bewerbung auf Personaleinsätze, der Pflege Ihres Profils, der Einsatzplanung, der Zeiterfassung, der Vertragsabwicklung und der Kommunikation rund um Ihre Einsätze. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG (Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten, z. B. Steuer- und Sozialversicherungsrecht) sowie — für einzelne freiwillige Angaben und Medien — Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Im Profil verarbeiten wir je nach Ihren Angaben insbesondere:
Unter „Kontaktdaten“ legen Sie selbst fest, worüber wir Sie erreichen dürfen. Zwei Kanäle sind für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich und im Portal deshalb nicht abwählbar: telefonische Kontaktaufnahme in Einsatzangelegenheiten und erforderliche System-E-Mails (z. B. Verifikation, Passwort-Reset, Vertrags- und Einsatzbenachrichtigungen) — Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO; ein Widerspruch nach Art. 21 DSGVO bleibt möglich und wird von uns dauerhaft vermerkt. Frei wählbar und jederzeit änderbar sind: SMS, Messenger, Benachrichtigungen über neue Dokumente sowie Feedback-Anfragen nach Einsätzen (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO) und — als werbliche Ansprache auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) — unser E-Mail-Newsletter und Vorschläge zu neuen Jobs.
Bei der Registrierung sind alle wählbaren Kanäle deaktiviert. Unmittelbar nach der Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse fragen wir Newsletter und Job-Vorschläge einmalig ab; beide Felder sind dabei nicht vorbelegt, und ein Überspringen hat keine Nachteile. Ihre Auswahl können Sie jederzeit in den Kontaktdaten ändern; ein Widerruf wird sofort gespeichert und wirkt für die Zukunft.
Für Anstellung und Lohnabrechnung erheben wir im Portal zusätzlich: Bankverbindung (IBAN, BIC, Kontoinhaber), Steuer-Identifikationsnummer und Steuerklasse, Konfession (gesetzliches Kirchensteuerabzugsmerkmal), Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse und Versicherungsart (gesetzlich/privat, Familienversicherung) einschließlich eines Nachweises der Krankenversicherung, Familienstand, Kinderfreibeträge sowie Angaben zu Minijob-Status, Rentenversicherungs-Befreiung und Leistungsbezug. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO sowie — für Konfession und Krankenversicherungsdaten — Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zur Plausibilitätsprüfung von IBAN und Bankname nutzen wir lokal gespeicherte Bankleitzahl-Verzeichnisse der Deutschen Bundesbank sowie die in unserem ERP-System hinterlegten Bankdaten; eine Übermittlung an externe Bank-Prüfdienste findet nicht statt.
Über das Portal können Sie Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Krankheit, Bildungsurlaub) melden und zugehörige Nachweise (z. B. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen) hochladen. Gesundheitsbezogene Angaben beschränken sich auf die Tatsache und Dauer der Arbeitsunfähigkeit; Diagnosen fragen wir nicht ab — bitte machen Sie auch im optionalen Begründungsfeld keine Angaben zu Diagnosen. Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zugriff auf diese Nachweise haben nur die zuständige Projektleitung und die Personalverwaltung.
Bewerben Sie sich über die Jobbörse auf einen Einsatz, verarbeiten wir Ihre Bewerbung einschließlich Ihrer Vertragswünsche (z. B. Beschäftigungsart, Wochenstunden) im Rahmen der Bewerbungspipeline (beworben, vorgestellt, gebucht usw.). Bei einer Buchung erhalten Sie Einsatzdetails, Schichtpläne und Benachrichtigungen über das Portal und per E-Mail. Abgelehnte oder zurückgezogene Bewerbungen auf ein Beschäftigungsverhältnis bewahren wir bis zu 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens auf (Nachweiszwecke, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); sofern Sie gesondert einwilligen, nehmen wir Ihre Daten darüber hinaus für bis zu 2 Jahre in unseren Bewerber-Pool auf.
Zur Vorstellung bei und Buchung durch unsere Kunden geben wir einsatzbezogene Profilinformationen an den jeweiligen Kunden weiter — insbesondere Name, Fotos, Geburtsdatum, Qualifikationen, Berufserfahrung, ggf. Videos und zusammengefasste Bewertungen (sogenannte Sedcard). Kontaktdaten werden erst nach verbindlicher Beauftragung sichtbar. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung und Durchführung Ihres Einsatzes); die Weitergabe von Fotos/Videos beruht auf Ihrer Einwilligung.
Nach Einsätzen können Kunden Ihre Leistung anhand vorgegebener Kriterien (z. B. Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit) und einer kurzen Zusammenfassung bewerten. Diese Bewertungen nutzen wir zur Qualitätssicherung und — in zusammengefasster Form — für die Vorstellung bei künftigen Einsätzen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen.
Arbeitsverträge und weitere Dokumente können Sie elektronisch über die in unser ERP-System Odoo integrierte Signaturfunktion unterzeichnen. Dabei werden die Signaturseiten direkt von unserer Odoo-Instanz geladen und Name, Signaturzeitpunkt und das signierte Dokument gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Für gebuchte Einsätze steht ein projektbezogener Chat zur Verfügung; Ihre Nachrichten sind dort mit Ihrem Namen für die Projektbeteiligten sichtbar und werden projektbezogen gespeichert. Über neue Nachrichten, Planänderungen, Schichttausch-Anfragen und Vertragsvorgänge informieren wir Sie per E-Mail (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Notfallkontakte werden nicht über die Plattform erfasst. Teilen Sie uns außerhalb der Plattform einen Notfallkontakt mit (z. B. gegenüber der Personalverwaltung), verarbeiten wir dessen Name und Telefonnummer ausschließlich, um im Notfall während eines Einsatzes eine Person Ihres Vertrauens erreichen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bitte informieren Sie die betreffende Person darüber.
Nach Projekten können wir Sie um Feedback über einen personalisierten Umfrage-Link bitten. Die Teilnahme ist freiwillig (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); die Antworten werden zur Qualitätssicherung projektbezogen ausgewertet.
Besuchen Sie unsere öffentlichen Seiten über eine Werbeanzeige oder Kampagne, halten wir die Herkunft (UTM-Parameter, Klick-Kennungen wie „gclid“/„fbclid“, verweisende Seite) für 30 Minuten in Ihrer Sitzung vor. Registrieren Sie sich oder stellen Sie eine Anfrage, speichern wir diese Herkunftsangaben zu Ihrem Profil bzw. Ihrer Anfrage für die Erfolgsmessung unserer Personalgewinnung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Details zur Conversion-Messung finden Sie in Abschnitt 14.
Das Kundenportal ermöglicht Geschäftskunden die Registrierung, das Stellen von Personalanfragen, die Verwaltung von Projekten und Einsätzen, die Bestätigung von Arbeitszeiten sowie die Kommunikation mit uns.
Kundendaten bewahren wir für die Dauer der Geschäftsbeziehung und anschließend gemäß den handels- und steuerrechtlichen Fristen (bis zu 10 Jahre) auf.
Arbeitszeiten werden über die Plattform erfasst — je nach Einsatz durch Sie selbst, durch die Team-/Projektleitung, durch den Kunden oder über eine vor Ort eingerichtete Kiosk-Stempeluhr, an der Sie sich mit Ihrem persönlichen Mitarbeiter-Barcode an- und abmelden. Verarbeitet werden Einsatz- und Schichtzeiten (Beginn, Ende, Pausen), Projektbezug sowie ggf. Fahrtkosten und Auslagen; die Kiosk-Geräte protokollieren zusätzlich Gerätekennung und Stempelvorgang zur Nachvollziehbarkeit. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Aufzeichnungspflichten nach dem Arbeitszeitgesetz) und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Lohn- und Projektabrechnung). Arbeitszeitnachweise bewahren wir mindestens 2 Jahre (§ 16 ArbZG), lohnabrechnungsrelevante Daten bis zu 10 Jahre auf. Eine Standort- oder Verhaltensüberwachung findet nicht statt.
Das Protokoll der Stempelvorgänge an den Kiosk-Geräten löschen wir nach 2 Jahren. Die Kopplung eines Geräts erfolgt über einen Einmal-Code, der nach 15 Minuten verfällt; das dabei vergebene Gerätetoken wird regelmäßig erneuert und verliert nach längerer Inaktivität seine Gültigkeit. Aufzeichnungen zu widerrufenen Geräten löschen wir nach 90 Tagen.
Führendes System für die in den Abschnitten 8 bis 10 beschriebenen Daten ist unser ERP-/CRM-System Odoo. Anbieter ist die Odoo S.A., Chaussée de Namur 40, 1367 Grand-Rosière, Belgien; das System wird in der Cloud von Odoo auf Servern innerhalb der Europäischen Union betrieben. Die Plattform kommuniziert mit Odoo über verschlüsselte Schnittstellen; einzelne Inhalte (z. B. Signaturseiten) werden direkt von unserer Odoo-Instanz in die Plattform eingebettet. Wir haben mit Odoo S.A. einen Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen. Weitere Informationen: https://www.odoo.com/de_DE/privacy.
">https://www.odoo.com/de_DE/privacy">https://www.odoo.com/de_DE/privacy.System-E-Mails der Plattform (z. B. Verifikations- und Passwort-Mails, Bewerbungs- und Einsatzbenachrichtigungen, Vertrags- und Support-Mails) versenden wir über den Dienst Mailgun der Mailgun Technologies, Inc. (Teil der Sinch-Gruppe). Der Versand erfolgt ausschließlich über die EU-Region von Mailgun (Rechenzentren in der Europäischen Union) und authentifiziert-verschlüsselt. Dabei verarbeitet Mailgun Empfängeradresse, Name und Mail-Inhalte in unserem Auftrag; Zustellprotokolle werden bei Mailgun nach 30 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vertragsbezogene Kommunikation) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zuverlässiger Systemmail-Versand). Wir haben mit Mailgun einen Vertrag über Auftragsverarbeitung einschließlich EU-Standardvertragsklauseln geschlossen. Details: https://www.mailgun.com/legal/privacy-policy/.
">https://www.mailgun.com/legal/privacy-policy/">https://www.mailgun.com/legal/privacy-policy/.Auf der Plattform setzen wir KI-gestützte Assistenzfunktionen ein:
Für diese Funktionen nutzen wir die Programmierschnittstellen (API) der OpenAI, L.L.C., 3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, USA (nachfolgend „OpenAI“). OpenAI verarbeitet die Eingaben ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen. Die KI-Funktionen sind freiwillig: Vor der ersten Nutzung holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); alle Informationen erhalten Sie auch ohne KI — über die regulären Portalseiten oder unser Support-Team (dialog@hoechstmass.net).
Ihre Einwilligung holen wir getrennt nach Zweck ein: für den Assistenten mit Texteingabe, für den Sprachmodus und für die KI-Textunterstützung im Kundenportal. Eine Einwilligung gilt nur für den jeweiligen Zweck. Vor jeder Übermittlung an OpenAI prüfen wir serverseitig, ob für diesen Zweck eine gültige Einwilligung vorliegt; liegt sie nicht vor, unterbleibt die Übermittlung. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit direkt im Widget widerrufen. Sind Sie angemeldet, entscheidet dabei ausschließlich der bei uns gespeicherte Nachweis (siehe Abschnitt 7) — ein Widerruf wirkt damit auch auf allen anderen Geräten. Für nicht angemeldete Besucher legen wir bewusst keinen dauerhaften Datensatz an; dort gilt Ihre Auswahl für die Dauer der Sitzung bzw. bis Sie sie im Browser widerrufen.
An OpenAI übermittelt werden: Ihre Chat-Eingaben (Freitext bzw. im Sprachmodus Ihre Sprachaufnahme), der bisherige Gesprächsverlauf, Ihre Rolle (Mitarbeiter/Kunde/Besucher — ohne Klarnamen), bei projektbezogenen Fragen die Projektinformationen (Bezeichnung, Zeitraum, Standort, Beschreibung, Vergütungsangaben und die geschäftlichen Kontaktdaten der zuständigen Projektleitung) sowie bei technischen Fragen die gerade aufgerufene Seite, technische Browser-Angaben und um persönliche Angaben bereinigte Auszüge aus unseren Anwendungsprotokollen. Ihre Text-Eingaben durchlaufen vor der Übermittlung einen serverseitigen Filter, der automatisch erkannte persönliche Angaben (z. B. E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN) entfernt. Im Sprachmodus baut Ihr Browser für die Audio-Übertragung eine direkte, verschlüsselte Verbindung zu OpenAI auf; Ihre Stimme wird dabei unmittelbar an OpenAI übertragen und kann technisch nicht vorab gefiltert werden. Aus Ihrem Konto übermitteln wir dabei keine Identitätsdaten — weder Ihren Namen noch Ihre E-Mail-Adresse —, ebenso wenig Bank-, Steuer- und Sozialversicherungsdaten, Dokumente und Fotos. Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen Daten (z. B. Gesundheits- oder Kontodaten) ein. Zur Missbrauchsabwehr protokollieren wir bei Nutzung der KI-Funktionen Ihre IP-Adresse (siehe Abschnitt 7).
Bei der KI-Textunterstützung (Projektbeschreibungen und Mailing-Entwürfe) übermitteln wir die Daten des jeweiligen Projekts — Bezeichnung, Zeitraum, Standort, Beschreibung und die gewünschten Eckdaten — sowie bei Mailing-Entwürfen den Namen der anfordernden Person (Ansprechpartner des Kunden bzw. zuständige Projektleitung), damit der Entwurf eine passende Absenderangabe erhält. Daten der Empfänger werden dafür nicht übermittelt: Die KI erzeugt den Text mit Platzhaltern, die Namen der Empfänger setzt die Plattform erst beim Versand ein.
Damit der Assistent Sie persönlich ansprechen kann, können Sie im Einwilligungsschritt freiwillig eine Anrede eintragen (z. B. Vorname oder Spitzname, höchstens 24 Zeichen). Nur dieser von Ihnen selbst eingetragene Text wird mit übermittelt; der in Ihrem Konto hinterlegte Name wird auch dann nicht verwendet. Lassen Sie das Feld leer, antwortet der Assistent neutral. Die Anrede wird gemeinsam mit Ihrer Einwilligung in Ihrem Browser gespeichert und mit dem Widerruf entfernt (siehe Abschnitt 6).
OpenAI verarbeitet die Daten auf Servern in den USA. Grundlage der Übermittlung sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum) einschließlich EU-Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) sowie die Zertifizierung von OpenAI unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework; OpenAI ist zudem nach SOC 2 Type II zertifiziert. Ihre Eingaben werden nicht zum Training der KI-Modelle verwendet. Wir übermitteln alle Anfragen mit der Einstellung, dass sie bei OpenAI nicht dauerhaft gespeichert werden; OpenAI kann Daten zur Missbrauchserkennung für bis zu 30 Tage vorhalten und löscht sie anschließend.
Kann die KI Ihr Anliegen nicht lösen oder wünschen Sie menschliche Hilfe, wird ein Support-Ticket erstellt. Dieses enthält den (gefilterten) Chat-Verlauf, Ihre Nutzerkennung, die aufgerufene Seite sowie technische Browser-Angaben zur Fehlerdiagnose und wird unserem Support-Team (dialog@hoechstmass.net) zugestellt. Support-Tickets werden spätestens nach 90 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO).
Im KI-Chat kommunizieren Sie mit einem KI-System; die Antworten werden automatisiert erzeugt und können im Einzelfall unvollständig oder fehlerhaft sein. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt: Über Bewerbungen, Buchungen, Verträge und Abrechnungen entscheiden ausschließlich Menschen. Weitere Informationen zum Datenschutz bei OpenAI: https://openai.com/policies/privacy-policy.
">https://openai.com/policies/privacy-policy">https://openai.com/policies/privacy-policy.Ausschließlich auf den öffentlichen Registrierungs-, Anfrage- und Bestätigungsseiten der Plattform setzen wir Dienste der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“), ein, um den Erfolg unserer Werbekampagnen zu messen. Im eingeloggten Portalbereich kommen diese Dienste nicht zum Einsatz.
Rechtsgrundlagen: Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG für cookie-basierte Messung (jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufbar); berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die cookielose, pseudonyme serverseitige Messung. Eine Übermittlung in die USA durch Google ist möglich; Google LLC ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten EU-Standardvertragsklauseln. Details: https://policies.google.com/privacy.
">https://policies.google.com/privacy">https://policies.google.com/privacy.Viele Seiten der Plattform — einschließlich der Anmeldeseite und des eingeloggten Bereichs — laden technische Bibliotheken (z. B. Oberflächen-Komponenten, Barcode- und Bildbearbeitungs-Funktionen) von Content-Delivery-Netzwerken: cdnjs (Cloudflare, Inc., USA), jsDelivr (ausgeliefert über internationale CDN-Anbieter) und unpkg (Cloudflare, Inc., USA). Beim Laden dieser Dateien erhält der jeweilige Anbieter technisch bedingt Ihre IP-Adresse sowie Browser-Metadaten; Formulardaten oder Profilinhalte werden nicht übertragen. Der Einsatz erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zuverlässige und performante Bereitstellung der Funktionen). Cloudflare, Inc. ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; im Übrigen beschränkt sich die Übermittlung auf die technisch bedingten Verbindungsdaten.
Alle auf der Plattform verwendeten Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Eine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen externen Schrift-Dienst wird beim Aufruf der Plattform nicht hergestellt; eine Übermittlung Ihrer IP-Adresse an einen Schriftanbieter findet damit nicht statt.
Die Plattform enthält Links auf externe Dienste, z. B. Google-Maps-Links zur Anfahrtsplanung für Einsatzorte oder von uns bereitgestellte Dokumenten-Links (etwa Microsoft OneDrive). Erst wenn Sie einen solchen Link anklicken, verlassen Sie die Plattform und es gilt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters.
Ihre Daten werden nur weitergegeben, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, und zwar an:
Mit unseren Auftragsverarbeitern haben wir Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen.
Mitarbeiter können ihr Konto jederzeit in den Kontoeinstellungen löschen. Bestehen noch aufbewahrungspflichtige Daten (z. B. erfasste Arbeitszeiten oder unterzeichnete Verträge), wird das Konto stattdessen deaktiviert und archiviert: Der Zugang wird gesperrt, Werbe- und Benachrichtigungskanäle werden abgeschaltet und die Daten werden gelöscht, sobald die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Welche Frist gilt, richtet sich danach, welche Unterlagen zu Ihrem Konto vorliegen:
Warum das Konto nach sechs Jahren anonymisiert wird, Belege aber länger bestehen bleiben. Die Frist gilt Ihrem Konto, nicht den Belegen. Wir beschäftigen regulär Angestellte; deren Unterlagen sind Lohndaten, für die das Gesetz sechs Jahre vorsieht (§ 41 Abs. 1 EStG i. V. m. § 4 LStDV). Stellt Ihnen gegenüber ausnahmsweise ein Subunternehmen eine Rechnung, bleibt diese Rechnung als Beleg für ihre volle steuerliche Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren im Archiv erhalten — bei uns und in der Buchhaltung unserer Steuerkanzlei (siehe Empfängerliste oben) — und wird weder gelöscht noch verändert (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO, § 14b UStG). Anonymisiert werden die Stammdaten Ihres Kontos, nicht das Dokument. Für Sie bedeutet das: Nach sechs Jahren ist Ihr Konto nicht mehr auf Sie zurückzuführen; die gesetzlich aufbewahrungspflichtigen Belege bestehen als Dokumente weiter, bis auch deren Frist abgelaufen ist.
Die Fälligkeit wird täglich automatisch geprüft; ein einmal gestelltes Löschverlangen bleibt bis zur Ausführung vorgemerkt. Kunden wenden sich zur Löschung ihres Kontos an datenschutz@hoechstmass.net.
Löschen Sie Ihr Konto über die App, entfernt die App zusätzlich alle lokal auf Ihrem Gerät gespeicherten Daten — die Anmeldung, die Kopie Ihrer Stammdaten für den Offline-Ausweis und die Registrierung für Mitteilungen (siehe Abschnitt 17). Das geschieht unabhängig davon, ob Ihr Konto sofort gelöscht oder zunächst archiviert wird.
Unsere mobilen Apps (derzeit iOS) sind ein zweiter Zugangsweg zu derselben Plattform und werden von uns als Verantwortlichem angeboten. Sie greifen über eine geschützte Programmierschnittstelle auf dieselben Konten und denselben Datenbestand zu wie die Web-Anwendung. Alles, was in dieser Erklärung zu Zwecken, Rechtsgrundlagen, Empfängern, Ihren Rechten und den Löschfristen steht, gilt daher unverändert auch für die Nutzung über eine App. Dieser Abschnitt beschreibt ausschließlich das, was in den Apps anders ist.
Die Apps verwenden kein Sitzungs-Cookie. Nach erfolgreicher Anmeldung erhält die App zwei Schlüssel: ein kurzlebiges Zugriffstoken für die einzelnen Abrufe und ein längerlebiges Erneuerungs-Token, mit dem die App angemeldet bleibt, ohne dass Sie Ihr Passwort erneut eingeben müssen. Beide werden im geschützten Speicher Ihres Geräts abgelegt.
Zu jedem Erneuerungs-Token speichern wir auf unserem Server: einen kryptografischen Hash des Tokens (nicht das Token selbst), eine Gerätebezeichnung, den Zeitpunkt der letzten Verwendung sowie die dabei verwendete IP-Adresse. Das dient zwei Zwecken: die Anmeldung aufrechtzuerhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zu erkennen, wenn ein bereits verbrauchtes Token erneut verwendet wird — ein Hinweis auf einen entwendeten Zugang, der zur sofortigen Sperrung der gesamten Token-Kette führt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, IT-Sicherheit). Beim Abmelden wird das Token sofort ungültig; abgelaufene und widerrufene Einträge löschen wir spätestens nach 30 Tagen.
Auch in der App bitten wir Sie beim ersten Login nach Veröffentlichung einer neuen Fassung dieser Erklärung um Ihre Zustimmung; der Nachweis vermerkt, dass sie über die App erteilt wurde (siehe Abschnitt 7).
Damit Ihr Mitarbeiterausweis auch ohne Internetverbindung angezeigt werden kann — etwa beim Ein- und Ausstempeln vor Ort —, legt die App eine Kopie einiger Profildaten im geschützten App-Speicher Ihres Geräts ab: Ihren Namen, Ihre Nutzerrolle, den Zeitpunkt der letzten Anmeldung, Ihr Profilbild, Ihre Mitarbeiter-Nummer und Ihren persönlichen Barcode.
Diese Kopie verbleibt auf Ihrem Gerät und wird nicht an Dritte übertragen; sie ist nur der App selbst zugänglich. Gelöscht wird sie in drei Fällen: wenn Sie sich abmelden, wenn Sie Ihr Konto in der App löschen — dabei entfällt zugleich die Registrierung für Mitteilungen — und wenn Sie die App vom Gerät entfernen. So bleibt auf einem geteilten Gerät kein Rest der vorherigen Anmeldung zurück, und ein gelöschtes Konto behält keinen anzeigbaren Ausweis. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des Ausweises als Teil der Einsatzabwicklung).
Die App kann Ihnen Mitteilungen auf den Sperrbildschirm senden, etwa zu neuen Einsatzangeboten oder Nachrichten. Das geschieht nur, wenn Sie es zulassen: iOS fragt Sie dazu ausdrücklich. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Erlauben Sie Mitteilungen, speichern wir eine von Apple vergebene Gerätekennung (Push-Token), eine Gerätebezeichnung, die Kennung der App, die Angabe, ob es sich um eine Test- oder Produktivinstallation handelt, sowie den Zeitpunkt der letzten Nutzung. Diese Angaben sind Ihrem Benutzerkonto zugeordnet.
Für die Zustellung nutzen wir den Apple Push Notification service der Apple Inc., One Apple Park Way, Cupertino, CA 95014, USA. Apple erhält dabei die Gerätekennung und den Inhalt der Mitteilung und leitet sie an Ihr Gerät weiter; eine Zustellung ohne diesen Dienst ist technisch nicht möglich. Wir beschränken den Inhalt deshalb bewusst auf den Anlass und einen Verweis in die App — Gesundheitsangaben, Vertrags-, Entgelt- oder Abrechnungsdetails sowie Nachrichtentexte aus dem Projektchat werden in Mitteilungen nicht übertragen.
Grundlage der Übermittlung in die USA sind die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), auf die Apple für Übermittlungen aus dem Europäischen Wirtschaftsraum ausdrücklich abstellt. Einzelheiten zur Verarbeitung durch Apple entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Apple.
Sie können Mitteilungen jederzeit abschalten — über die iOS-Systemeinstellungen oder in der App. Melden Sie sich in der App ab, entfernen wir die Geräteregistrierung. Wird eine Installation 180 Tage lang nicht mehr genutzt, löschen wir ihre Registrierung automatisch; bei einer Kontolöschung entfällt sie zusammen mit dem Konto.
Beim Herunterladen und Aktualisieren der App verarbeitet Apple Daten in eigener Verantwortung (u. a. Apple-ID, Zeitpunkt, Gerätetyp). Darauf haben wir keinen Einfluss, und wir erhalten aus dem App Store keine personenbezogenen Daten über Sie.
Die App fragt Zugriffe auf Ihr Gerät nur dann ab, wenn eine Funktion sie benötigt. Das sind genau drei: die Kamera, um ein Bewerbungsvideo direkt in der App aufzunehmen; das Mikrofon, damit dieses Video Ton enthält; und die Fotomediathek, um Profilbilder und Videos aus vorhandenen Aufnahmen hochzuladen. Hinzu kommt die Erlaubnis für Mitteilungen, die iOS gesondert abfragt.
Dokumente und Nachweise wählen Sie über die Dateiauswahl des Betriebssystems aus. Dabei erhält die App nur die von Ihnen ausgewählte Datei und keinen Zugriff auf Ihre übrigen Dateien; eine eigene Berechtigung ist dafür nicht erforderlich. Eine Abfrage von Face ID oder Touch ID findet nicht statt: Ihre Anmeldedaten liegen zwar im geschützten Speicher des Geräts, werden aber nicht zusätzlich biometrisch gesichert.
Sie erteilen alle Freigaben einzeln und können sie jederzeit in den iOS-Systemeinstellungen widerrufen. Die App fordert keinen Zugriff auf Standort, Kontakte, Kalender oder Gesundheitsdaten des Geräts an. Sie verwendet keine Werbekennung, kein geräteübergreifendes Tracking und keine Analyse- oder Werbedienste Dritter; Absturz- oder Nutzungsberichte werden nicht erhoben.
Auf der Plattform findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Über Bewerbungen, Buchungen, Vertragsabschlüsse und Abrechnungen entscheiden ausschließlich unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Datenverarbeitung auf der Plattform oder die Rechtslage ändert. Jede Fassung ist versioniert; die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit öffentlich auf der Plattform einsehbar. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie beim nächsten Login und bitten um Ihre erneute Zustimmung (siehe Abschnitt 7).
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